La cotation consiste à numéroter les pages d'un registre dans un ordre continu, afin d'éviter qu'elles puissent être supprimées ou ajoutées après coup.

Le paraphe consiste à apposer une signature abrégée, à une date certaine, sur un registre par une autorité habilitée (greffier du tribunal compétent, maire ou adjoint au maire). Il permet notamment de prévenir les falsifications.

Ces deux formalités visent à garantir l'intégrité des registres sociaux dans lesquels sont consignés les procès-verbaux et les décisions sociales.

On dit alors que les registres sont cotés et paraphés (ou numérotés et signés).

Les registres de décisions sociales peuvent être tenus sur support papier ou sous forme électronique. Les règles à respecter dépendent du support choisi et de la forme juridique de la société :

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Le registre est tenu sur support papier

Lorsque la société opte pour un registre papier, les obligations de cotation et de paraphe varient selon sa forme juridique. Le tableau ci-dessous récapitule les registres concernés et précise si ces formalités sont obligatoires ou facultatives :

Tableau - Registres papier concernés selon la forme juridique de la société

Forme de société	Registre concerné	Cotation et paraphe
SARL	Registre des procès-verbaux des décisions prises en assemblée générale	Obligatoire
EURL	Registre des décisions de l'associé unique	Obligatoire
SAS	Registre des procès-verbaux des décisions des associés	Facultatif
SASU	Registre des décisions de l'associé unique	Facultatif
SNC	Registre des procès-verbaux des délibérations des associés	Obligatoire
SCS	Registre des procès-verbaux des délibérations des associés	Obligatoire
SA à conseil d’administration	Registre des procès-verbaux du conseil d'administration Registre des procès-verbaux des assemblées d'actionnaires	Obligatoire
SA à directoire et conseil de surveillance	Registre des procès-verbaux du conseil de surveillance Registre des procès-verbaux des assemblées d'actionnaires	Obligatoire
Société civile (SCI, SCM)	Registre des procès-verbaux des assemblées des associés	Obligatoire

À savoir  

Les procès-verbaux peuvent être établis sur des feuilles mobiles plutôt que dans un registre relié. Ces feuilles doivent être numérotées sans discontinuité, paraphées et revêtues du sceau de l'autorité compétente. Une fois remplies, même partiellement, elles sont réunies aux précédentes et conservées dans l'ordre.

Pour en savoir plus sur les registres des procès-verbaux, consulter notre fiche sur les registres obligatoires d’une société.

Le registre est tenu sur support électronique

Les sociétés peuvent tenir leurs registres de décisions sociales sous forme électronique.

Les procès-verbaux doivent alors être établis et conservés sous forme électronique. Ils doivent être signés au moyen d'une signature électronique avancée et faire l'objet d'un horodatage permettant de garantir leur date.

Attention  

Pour les SAS: titleContent et les SASU: titleContent, les statuts doivent prévoir la tenue du registre des décisions et l'établissement des procès-verbaux sous forme électronique. S'ils ne précisent pas les modalités de signature et de date, les procès-verbaux doivent être signés au moyen d'une signature électronique répondant au moins aux exigences d'une signature électronique avancée et être datés par un procédé d'horodatage offrant toute garantie de preuve.

Pour en savoir plus sur la signature électronique :

Signature électronique

France Num

Pour en savoir plus

Lorsque ces conditions sont respectées, le registre électronique n'a pas à être présenté à une autorité pour être coté et paraphé.

Les commerçants doivent également tenir des documents comptables (livre-journal et grand-livre). Contrairement aux registres de décisions sociales (registres d’assemblées d’associés ou d’actionnaires et registres d’assemblées des conseils d’administration ou de surveillance), ces livres ne sont pas soumis à une obligation de cotation et de paraphe. Le commerçant peut toutefois demander gratuitement au greffier du tribunal compétent de les coter et de les parapher.

Ces livres peuvent aussi être tenus sous forme électronique. Dans ce cas, ils doivent être identifiés, numérotés et datés dès leur établissement.

Pour faire coter et parapher un registre d’assemblées, il faut le présenter, avant sa première utilisation, à une autorité compétente.

Le coût varie en fonction de l'autorité qui cote et paraphe le document :