Dans le cadre de la Loi Waserman, entrée en vigueur le 1^er septembre 2022, renforçant la protection des lanceurs d'alerte, la procédure interne de recueil et de traitement des signalements émis par les lanceurs d’alerte vient d'être définie. Cette procédure doit être mise en place par les entreprises comptant au moins 50 salariés. Celles-ci doivent établir cette procédure conformément aux règles qui régissent l'instrument juridique qu'elles adoptent, après consultation des instances de dialogue social.

Pour les entreprises employant moins de 250 salariés, cette procédure pourra être commune à plusieurs autres entreprises ou à plusieurs sociétés d'un même groupe, sous réserve d'une décision concordante des organes compétents de chacune d'elles.

La réception du signalement par tout moyen

La procédure interne de recueil et de traitement des signalements donne la possibilité de recueillir des signalements par tout moyen (écrit ou oral).

Le signalement oral peut se faire par téléphone, par tout système de messagerie vocale et, selon le choix du salarié, lors d’une visioconférence ou d’une rencontre physique organisée au plus tard 20 jours ouvrés après réception de la demande.

Ce signalement concerne des faits s’étant produits ou étant « très susceptibles » de se produire au sein de l’entreprise.

Information de l'auteur du signalement

L’entité doit informer par écrit l’auteur du signalement de la réception de son signalement dans un délai de 7 jours ouvrés à compter de cette réception. Elle est, de plus, libre de demander des compléments d’information à l’auteur du signalement.

Le cas échéant, il faut informer l’auteur du signalement des raisons pour lesquelles son signalement ne respecte pas les conditions de validité posées à l’article 6 et au A du I de l’article 8 de la loi du 9 décembre 2016. La procédure mise en place doit également indiquer les suites données aux signalements qui ne respectent pas ces conditions prévues. Elle précise aussi les suites données aux signalements anonymes.

Traitement et clôture du signalement

Lorsque les allégations lui semblent avérées, l’entité doit remédier à l’objet du signalement.

Elle doit communiquer par écrit à l’auteur du signalement des informations sur les mesures envisagées ou prises afin d’évaluer l’exactitude des allégations et de remédier, le cas échéant, à la situation signalée. L’entité doit informer l'auteur du signalement sur les motifs relatifs à ces mesures. Sur ces points, l’entreprise dispose d’un délai de trois mois à compter de l'accusé de réception du signalement ou, à défaut d'accusé de réception, de trois mois à compter de l'expiration d'une période de sept jours ouvrés suivant le signalement.

Il est aussi prévu que l’auteur du signalement doit être informé par écrit de la clôture du signalement. Celle-ci a lieu lorsque les allégations sont inexactes ou infondées ou lorsque le signalement est devenu sans objet.

Compétence et confidentialité

La procédure indique la ou les personnes ou le ou les services désignés pour mettre en œuvre la procédure interne de recueil et de traitement des signalements.

Ces personnes ou services disposent, par leur positionnement ou leur statut, de la compétence pour accomplir cette mission. Dans cette optique, ils doivent disposer de moyens suffisants et recevoir une formation spécifique qui sera assurée ou financée par l’entreprise.

La procédure de recueil et de traitement des signalements doit impérativement respecter l'intégrité et la confidentialité des informations recueillies (identité de l’auteur du signalement, les personnes visées…).

La communication à des tiers d’informations recueillies n’a lieu qu’en cas de nécessité pour traiter le signalement.